Mötesteknik


En förening håller under ett verksamhetsår olika typer av möten. Föreningens stadgor anger hur många allmänna möten som föreningen ska ha: ett årsmöte eller ett vårmöte + ett höstmöte. Dessa möten är viktiga eftersom det är på dessa möten som man besluter om allt från att välja styrelse till att godkänna verksamhetsplan och budget, samt bevilja ansvarsfrihet. Det står klart och tydligt i föreningens stadgor vilka ärenden som bör behandlas på dessa möten, samt när och hur möteskallelsen ska gå ut för att mötet ska vara stadgeenligt och beslutfört.

Men ingen förening fungerar enbart med ett till två möten per år. För att verksamheten ska ”rulla” sammanträder föreningens styrelse vid behov. En del föreningar har regelbundet möten en gång per månad, andra sammanträder mer sällan. Ingenting hindrar att hålla möten fast varje vecka.

För att ett möte ska vara beslutfört ska möteskallelsen gå ut i tid. Det bästa är att kunna utgå ifrån en på förhand utskickad föredragningslista, så att alla vet vad man kommer att diskutera på mötet. Det underlättar också om man i samband av möteskallelsen kan skicka ut eventuella bilagor så att styrelsemedlemmarna har möjlighet att bekanta sig med materialet på förhand. Det kan gälla allt från en sammanställning av offerter på tygmärken till utkast till evenemangskalender inför höstterminen. För beslutförhet krävs också att tillräckligt många styrelsemedlemmar är på plats på själva mötet.

Det är upp till föreningen själv om styrelsemötena är öppna eller inte. Många gånger sänker det tröskeln att komma med i föreningsverksamheten om mötena hålls öppna för alla föreningens medlemmar.

Inom styrelsen tilldelas olika personer olika ansvarsområden, men man kan också tilldela ansvarsområden till personer som inte direkt är invalda i styrelsen. Det är viktigt att dela på arbetsuppgifterna. Det är inte meningen att ordförande ensam eller tillsammans med sekreteraren driver hela föreningen. HÄR finns en lista över möjliga ansvarsområden och benämningar på ansvarspersoner.

Sekreteraren har en viktig roll i föreningen eftersom denna för protokoll över mötet. På så sätt kan även personer som inte kunnat delta på mötet få en uppfattning om vad man kommit överens om. Alla diskussionsärenden kräver inte ett beslut. Däremot krävs det av alla sådana ärenden som har att göra med hur man använder föreningens pengar, vem som representerar föreningen och var och så vidare.

Mer detaljerat om mötesteknik med allt från närvarorätt till när en person anses jäv i ett ärende går att återfinnas här: http://www.foreningsresursen.fi/administration/motesteknik/